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Dossiers salariés, dématérialisation, bulletin de paye, coffre-fort électronique, …: Quelles obligations ? Quelles solutions ?

Le sujet de la dématérialisation du dossier des salariés est revenu fortement à la surface suite à la dernière Loi Travail et aux axes définis par le gouvernement concernant la digitalisation des processus administratifs. Néanmoins, un certain flou règne sur la nature exacte des obligations exprimées pour les employeurs ainsi que sur les solutions à mettre en place. Ce dossier a pour but de clarifier et décrire le cadre réglementaire et de détailler les solutions à disposition pour atteindre cet objectif.

Loi Travail : points clés
Les questions qui se posent sont les suivantes : Quelles sont les obligations légales de l’employeur ? Y-a-t-il contrainte d’adopter la dématérialisation ? Le salarié doit-il s’y plier ? Que signifie exactement CPA ? Et coffre-fort électronique ?
La Loi Travail dite El Khomri est relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels. Elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2017.
Depuis cette date, les salariés du secteur privé et les demandeurs d’emploi sont titulaires d’un compte CPA.
La mise en place de la dématérialisation par défaut passe par un délai de 1 mois laissé au salarié pour manifester son opposition éventuelle. Le salarié peut revenir sur cette mise en place à tout moment, et l’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour s’y conformer. Les employeurs comme les salariés se notifient par tout moyen « conférant une date certaine »,
par exemple via un document horodaté. Le CPA signifie Compte Personnel d’Activité. L’objectif de sa création est la sécurisation du parcours professionnel. Le CPA regroupera ainsi les droits acquis par les salariés au cours de leur carrière tels que formation, pénibilité, etc. Attention à toute confusion, le CPA ne regroupe pas les documents.
Le CPA est géré par la CDC, la Caisse des Dépôts et des Consignations. C’est le salarié qui lie son coffre-fort électronique à son compte CPA.

Documentation / Septembre 2017

Quelles sont les implications pour les professionnels des RH ?
L’article 5151-6 du Code du Travail dispose que chaque titulaire d’un CPA devra avoir accès à une plateforme de services en ligne lui permettant de consulter ses bulletins de paie, dès lors que ceux-ci sont transmis par l’employeur sous forme électronique.
Concrètement, dans le cas où l’employeur décide d’envoyer les bulletins de paie de ses salariés au format électronique, il lui faudra choisir un prestataire de coffre-fort numérique référencé sur lequel le salarié pourra les consulter.
Avant l’entrée en vigueur de la Loi Travail en question, l’employeur devait demander le consentement de son salarié avant de pouvoir lui distribuer son bulletin de paie par voie électronique. Désormais, une mise en place par défaut sera possible sous réserve de non opposition du salarié préalable (article L.3243-2 du code de Travail).
Le Comité d’Entreprise doit être informé au préalable (article L.2323-47 du code du Travail) de la mise en place de la dématérialisation.

Extrait du nouvel article L. 3243-2 :
« Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et
la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6. Un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de
l’informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données. Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d’Etat. »

Des exigences de sécurité
Désormais, le texte prévoit les garanties de sécurité des bulletins : disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité, ce qui correspond aux fondements de la sécurité des systèmes d’information dans la norme ISO 27001. Il est prévu que les questions de la durée de mise à disposition ainsi que les modalités de l’accessibilité aux bulletins sont fixées par décret après avis de la CNIL. S’agissant du coffre-fort numérique, il existe un référentiel relatif au service de coffre-fort de la CNIL : « Délibération n° 2014-017 du 23 janvier 2014 portant adoption d’un référentiel pour la délivrance de labels en matière de services de coffre-fort numérique ».
En complément, le décret n°2016-1073 du 3 août 2016 consacre la digitalisation des bulletins de paie dans les administrations centrales, la magistrature et les militaires. Les exigences de sécurité sont quasiment identiques et la conservation des bulletins est assurée par l’Etat au
travers de la DGFIP.

La loi du 8 août était applicable à compter du 1er janvier 2017. Au final, c’est une démarche projet que l’entreprise doit suivre afin de respecter l’ensemble des obligations légales et règlementaires. Il s’agit donc d’être prêt et s’équiper à entrer dans la digitalisation des documents RH !

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