Mise à jour 2019 du livre blanc BDES

Rédigé en collaboration par le cabinet SDA Avocats (Maître Michaël Hayat) et Altays (Jean-Christophe Cicile & Guillaume Piot) le livre blanc BDES a été mis à jour. Vous trouverez dans ce document tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place une BDES dans les meilleurs conditions

Selon les partenaires sociaux, ses pères fondateurs, la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) doit offrir une présentation pédagogique regroupant et rationalisant exhaustivement les données qui la constituent afin d’être le support de la préparation par l’employeur de la consultation des IRP sur les options stratégiques de l’entreprise et sur leurs conséquences.
L’objet de la BDES est donc de cadrer et structurer les informations fournies tout au long de l’année aux représentants du personnel, aujourd’hui principalement le comité social et économique (CSE), pour leur donner les moyens de se prononcer sur les grandes orientations de l’entreprise.
La BDES est un outil ambitieux destiné à donner aux salariés – via le CSE – une vision sur six ans, globale et exhaustive de la situation sociale et économique, comme des options stratégiques de l’entreprise et de leurs conséquences.
Cette nouvelle édition du livre blanc d’ALTAYS est destinée à apporter à tout lecteur les éléments essentiels pour bien aborder et mettre en place la BDES.

Quelques repères historiques
La BDES – à l’origine «Base de données unique (BDU)» –résulte de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 pour un nouveau modèle économique et social au service de la compétitivité dans les entreprises, de la sécurisation de l’emploi et des parcours professionnels des salariés.
Le 14 juin de la même année, la loi relative à la sécurisation de l’emploi transcrit cet accord dans le code du travail, complétée par le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013.
En 2014, la circulaire du 18 mars, DGT n°2014/1, peaufine les précisions pratiques quant à la mise en place de la BDES, son contenu et son actualisation.
En 2015, la loi n°2015-994 du 17 août 2015 dite «loi Rebsamen» renforce encore le rôle de la BDES.
En 2017, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social dans l’entreprise réorganise le code du travail, et au passage réorganise la BDES en l’ouvrant plus encore qu’auparavant au dialogue social.

Rappels généraux sur la BDES
Dans les entreprises dotées d’un CSE central, la base de données comporte les informations que l’employeur met à disposition de ce comité et des comités d’établissement.
En cas d’UES, cette dernière étant assimilée à une entreprise à part entière s’agissant du droit de la représentation du personnel, la base de données doit donc être mise en place au niveau de l’UES.
Enfin, sans préjudice de l’obligation de mise en place d’une base de données au niveau de l’entreprise, une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe.
La convention ou l’accord détermine notamment les personnes ayant accès à cette base ainsi que les modalités d’accès, de consultationet d’utilisation de cette base.

Qui accède à la BDES ?
A minima la base de données est en permanence accessible aux membres de la délégation du personnel du CSE (titulairesousuppléants) ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du CSE central d’entreprise et aux délégués syndicaux.
Elle est aussi accessible aux agents de contrôle de l’inspection du travail car l’article L.2312-18 du code du travail dispose que lors que le code du travail prévoit également la transmission à l’autorité administrative des rapports et informations contenu dans la base, les éléments d’information qu’ils contiennent sont mis à la disposition de l’autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité.

Quand accède-t-on à la BDES ?
Le code du travail prévoit que la base de données est accessible en permanence aux représentants du personnel concernés. Une telle obligation a semblé toutefois disproportionnée aux yeux de l’administration.
La circulaire du 18 mars 2014 a donc précisé que la notion de permanence imposée par la loi ne peut pas se traduire par une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de données accessible24/7, surtout que dans certains cas, la BDES peut toujours, aux termes de la loi, être tenue sur un support papier.
Il est donc admis que la base de données puisse ne pas être accessible lorsque l’entreprise est fermée, par exemple.
Dans tous les cas, l’administration rappelle qu’il appartient à l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données, cette décision faisant si possible l’objet d’un dialogue avec les utilisateurs,et préservant impérativement l’effet utile de la BDES. […]

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