1. Utiliser Excel pour la BDESE
Avantages
Excel reste une solution simple, peu coûteuse et accessible. Vous pouvez structurer librement votre base de données, créer des onglets par rubrique légale, intégrer des historiques ou des tableaux spécifiques, et personnaliser le contenu en fonction de vos conventions collectives.
L’outil est familier, ce qui évite un temps de formation ou de prise en main pour les équipes RH comme pour les représentants du personnel.
Limites
Excel atteint rapidement ses limites : le risque d’erreur est important, la volumétrie difficilement maîtrisable, et la gestion des mises à jour réglementaires nécessite une veille active.
L’absence de gestion des accès, de traçabilité des consultations ou de système d’alertes compromet la sécurité des données. En cas de contrôle ou de contentieux, l’absence de preuves de diffusion peut être préjudiciable.
La dématérialisation devient également obligatoire à partir de 300 salariés, ce qui limite l’usage d’Excel à des structures plus petites, pour une durée restreinte.
2. Logiciel BDESE : une solution dédiée et évolutive
Bénéfices principaux
Un logiciel dédié vous permet de structurer automatiquement les rubriques légales, en intégrant les obligations en vigueur, y compris les évolutions réglementaires en matière environnementale, d’égalité professionnelle ou de dialogue social.
L’automatisation des données RH (via la DSN ou le SIRH) fiabilise les indicateurs clés comme les effectifs, le temps de travail, l’absentéisme, les rémunérations ou la formation. Les mises à jour sont programmées, sans ressaisie manuelle.
Les accès sont sécurisés selon les profils (RH, CSE, direction), avec traçabilité, horodatage et système d’archivage conforme. Vous pouvez également suivre les consultations du CSE, organiser les réunions, et conserver un historique à jour.
Enfin, la dimension visuelle et analytique permet un pilotage efficace, avec des tableaux de bord dynamiques et des exports adaptés aux besoins des directions RH.
Contraintes à anticiper
Mettre en place un logiciel dédié implique un budget récurrent (abonnement ou licence), et une période de configuration initiale. Il est essentiel de choisir une solution paramétrable, interopérable avec vos outils RH existants, et conforme à vos spécificités conventionnelles.
3. Recommandations
Si votre BDESE est encore gérée sur Excel et que vous dépassez les 100 salariés, une solution logicielle s’impose rapidement. La conformité, la fiabilité des données et l’accessibilité pour les représentants du personnel sont des enjeux critiques.
Un logiciel BDESE n’est pas uniquement un outil réglementaire : c’est un levier stratégique pour piloter votre politique sociale, anticiper les attentes du dialogue social et sécuriser votre documentation RH.
Comment Altays répond à ce besoin
Altays propose une solution BDESE intégrée à son SIRH modulaire. Elle permet d’automatiser la construction réglementaire, de sécuriser les données partagées, d’actualiser les indicateurs en temps réel et de structurer les échanges avec les représentants du personnel dans un cadre conforme et efficace.
Excel peut suffire à court terme pour les entreprises de moins de 300 salariés, mais montre ses limites en matière de conformité, de sécurité et de pilotage.
Un outil dématérialisé est obligatoire à partir de 300 salariés, sauf accord contraire. Un logiciel dédié facilite la conformité et la mise à disposition des données au CSE.
Erreurs de saisie, données obsolètes, absence de traçabilité, non-conformité réglementaire et manque de sécurité des accès.
Automatisation des données, conformité réglementaire, sécurité des accès, mise à jour légale continue, et pilotage des indicateurs sociaux.
Évaluez votre taille d’entreprise, la fréquence des mises à jour, les attentes des IRP et vos exigences en matière de sécurité et de conformité.