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25 ans
d’expertise
100%
français
Un logiciel de gestion des entretiens professionnels est un outil RH qui permet de planifier, conduire et tracer les entretiens obligatoires de chaque salarié, quels que soient sa taille, son contrat et son ancienneté. Il automatise les convocations et les relances, structure les trames d’échange, centralise les comptes rendus et génère l’état des lieux récapitulatif exigé tous les huit ans.
Depuis la réforme entrée en vigueur fin 2025, l'entretien professionnel devient l'entretien de parcours professionnel. Le rythme change : les nouveaux arrivants bénéficient d'un premier entretien dès leur première année dans l'entreprise, contre deux ans auparavant. Pour les salariés déjà en poste, la périodicité passe de deux à quatre ans. L'état des lieux récapitulatif s'étend, lui, de six à huit ans. Un allègement du rythme qui suppose de resynchroniser les campagnes déjà planifiées.
L’entretien professionnel est une obligation légale, tournée vers l’avenir : formation, qualification, évolution et mobilité. L’entretien annuel est une pratique managériale facultative, tournée vers le bilan de la performance passée. Les deux ne doivent pas être confondus, mais un même outil doit savoir les orchestrer.
Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, l’absence d’entretiens professionnels et de formation non obligatoire sur huit ans ouvre droit à un abondement correctif du compte personnel de formation du salarié. Au-delà du coût, l’employeur s’expose à un risque probatoire en cas de contentieux prud’homal.
Tant que les échéances tiennent dans un tableur et les comptes rendus dans des fichiers Word, la conformité repose sur la mémoire des équipes RH. À l’échelle d’une ETI, cela ne tient pas huit ans.
Tant que les échéances tiennent dans un tableur et les comptes rendus dans des fichiers Word, la conformité repose sur la mémoire des équipes RH. À l’échelle d’une ETI, cela ne tient pas huit ans.
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Critère
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Suivi sur tableur et fichiers Word
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Logiciel d’entretiens Altays
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Échéances par salarié
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Calcul manuel, oublis fréquents à chaque entrée ou retour d’absence
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Alerte automatique dès l’approche de l’échéance : 1 an pour les nouveaux salariés, 4 ans pour les salariés en poste.
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Convocations et relances
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Envois individuels par mail, relances à la main
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Campagnes automatisées, relances programmées aux managers
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Trames d’entretien
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Un modèle par population, versions multiples en circulation
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Trames paramétrables et questions conditionnelles, version unique
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Bilan à 8 ans
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Reconstitution manuelle, huit ans d’archives à retrouver
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Généré automatiquement à partir de l’historique consolidé
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Preuve en cas de contrôle
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Fichiers éparpillés, sans horodatage ni signature
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Traçabilité complète et pièces justificatives centralisées
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Exploitation des données
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Aucune consolidation, ressaisie pour tout reporting
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Indicateurs consolidés, exports et passerelles GEPP
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Sécurité et RGPD
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Fichiers en local ou sur cloud non maîtrisé
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Hébergement en France, gestion des habilitations
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Altays identifie les salariés éligibles, calcule les échéances selon le nouveau rythme (1 an pour les nouveaux arrivants, 4 ans pour les salariés en poste) et déclenche la campagne. Les managers et les collaborateurs sont convoqués et relancés automatiquement.
Altays identifie les salariés éligibles, calcule les échéances selon le nouveau rythme (1 an pour les nouveaux arrivants, 4 ans pour les salariés en poste) et déclenche la campagne. Les managers et les collaborateurs sont convoqués et relancés automatiquement.
L’historique alimente en continu l’état des lieux à huit ans. Le bilan professionnel est généré, archivé et opposable, sans reconstitution de dernière minute.
VYV 3 Centre-Val de Loire : des entretiens digitalisés, des résultats concrets
«Altays s’est rapidement imposé : l’outil est très ergonomique et nous permet de concilier une gestion commune au niveau du groupe avec nos spécificités locales. Pour les managers, c’est un énorme gain de temps. Tout est désormais centralisé sur une plateforme unique. Les résultats parlent d’eux-mêmes : nous sommes à près de 100 % de réalisation des entretiens. »
Responsable développement du Capital humain — Vyv3 Centre Val de Loire
Campagne annuelle massive ou entretiens déclenchés au fil de l’eau : Altays couvre les deux modes, sans configuration parallèle.
Lancez une campagne globale ou déclenchez un entretien individuel au fil de l’eau, sur la population de votre choix.
Construisez vos formulaires par population : compétences, objectifs, souhaits de formation, projets d’évolution.
Le questionnaire s’adapte aux réponses saisies et n’affiche que ce qui concerne réellement le collaborateur.
Définissez vos circuits de validation par population et par type d'entretien. Manager, N+2, RH de proximité, chaque étape est configurée selon votre organisation, avec relance automatique tant que la validation n'est pas obtenue.
Convocations, rappels et relances envoyés automatiquement aux managers comme aux collaborateurs.
Collaborateur et manager se prononcent séparément sur les mêmes items. Les écarts de perception apparaissent dans le compte rendu et deviennent le vrai sujet de l'entretien.
Les comptes rendus sont harmonisés et clarifiés, ce qui limite les biais de rédaction entre managers.
L’entretien professionnel structure votre obligation. Les autres formats en découlent et s’appuient sur les mêmes données, sans double saisie ni outil supplémentaire, jusqu’au feedback continu échangé entre deux campagnes.
L’état des lieux récapitulatif, alimenté en continu par l’historique des campagnes.
L’état des lieux récapitulatif, alimenté en continu par l’historique des campagnes.
Le suivi de la charge de travail et de l’équilibre des temps pour les populations concernées.
Le suivi de la charge de travail et de l’équilibre des temps pour les populations concernées.
Le point d’étape sur un projet d’évolution ou une candidature interne.
Le point d’étape sur un projet d’évolution ou une candidature interne.
Un entretien classé dans un dossier ne sert personne.
Avec Altays People Analytics, les données issues de vos campagnes deviennent des indicateurs exploitables : taux de réalisation, délais, compétences à développer, souhaits de mobilité et besoins de formation exprimés.
Ces signaux alimentent directement votre logiciel de gestion des compétences, vos plans de succession et vos revues de personnel. Les besoins de formation remontés en entretien sont consolidés par service, par métier et par établissement, puis transmis à votre plateforme de formation.
Altays s’interface avec les principales solutions du marché, dont Training Orchestra, Place de la Formation, Syfadis et Symbel. Vous conservez vos outils, vous supprimez la ressaisie.
Vous identifiez les points de friction, mesurez la qualité réelle des échanges et arbitrez sur des données plutôt que sur des impressions.
Altays est un éditeur SaaS français et indépendant. Vos données d’entretiens, qui touchent à la carrière et à l’évaluation de vos collaborateurs, sont hébergées en France et traitées conformément au RGPD. Vous bénéficiez d’une équipe projet et d’un support de proximité et d’une intégration native à vos autres briques SIRH.
d’expertise sur les enjeux RH français
conforme RGPD, hébergé localement
Questions fréquentes sur le logiciel de gestion des entretiens professionnels
C'est un outil RH qui planifie, structure et trace les entretiens obligatoires de chaque salarié. Il calcule les échéances, envoie les convocations et les relances, met à disposition des trames d'échange paramétrables, centralise les comptes rendus signés et génère l'état des lieux récapitulatif exigé tous les huit ans. Il remplace le suivi sur tableur, qui ne résiste pas à l'échelle d'une ETI.
L'entretien professionnel est une obligation légale, tenue dès la première année pour les nouveaux arrivants puis tous les quatre ans pour les salariés déjà en poste. Il est consacré aux perspectives d'évolution, de qualification et de formation du salarié. L'entretien annuel d'évaluation est une pratique managériale facultative, consacrée au bilan de la performance passée et à la fixation des objectifs. Ils ne poursuivent pas le même but et ne doivent pas être fusionnés dans un même échange, même si un seul outil peut les orchestrer.
L'entretien professionnel dès la première année puis tous les quatre ans, l'état des lieux récapitulatif au bout de huit ans, l'entretien de retour après un congé maternité, un congé parental, un congé d'adoption, un arrêt long ou un mandat syndical, et l'entretien annuel sur la charge de travail pour les salariés en forfait jours. Les autres formats, comme l'entretien annuel d'évaluation, relèvent du choix de l'entreprise.
Dès la première année pour les nouveaux arrivants, puis tous les quatre ans pour les salariés déjà en poste. Un accord de branche ou d'entreprise peut prévoir une périodicité différente. L'entretien doit également être proposé systématiquement au retour d'une absence longue, quelle que soit la date du dernier entretien tenu.
Dans les entreprises d'au moins cinquante salariés, le manquement constaté lors de l'état des lieux à huit ans ouvre droit à un abondement correctif du compte personnel de formation du salarié concerné. Au-delà du coût direct, l'absence de traçabilité affaiblit la position de l'employeur en cas de contentieux prud'homal portant sur l'employabilité ou l'évolution de carrière.
Trente minutes avec un expert Altays pour cadrer votre campagne, vos populations et vos échéances de conformité.
les besoins identifiés en entretien alimentent vos campagnes de recrutement
