Comment rédiger un cahier des charges SIRH efficace ?

Ce qu’il y a à retenir :
La rédaction d’un cahier des charges SIRH est une étape essentielle pour structurer votre projet et aligner les besoins RH, IT et métiers. Comme le souligne Sébastien de Tournemire, Directeur Rémunération du Groupe SNCF : « Cela a été une surprise pour les managers d’avoir un outil si simple à utiliser… Nous avons constaté un gain de temps d’environ 40 % sur la gestion des processus de révisions salariales

Pourquoi le cahier des charges est indispensable dans un projet SIRH

Un projet SIRH engage durablement l’organisation RH, les équipes IT et les métiers. Avant de consulter des éditeurs, vous devez formaliser vos attentes dans un cahier des charges structuré.

Ce document joue plusieurs rôles.

Il permet d’abord de clarifier les objectifs du projet. La digitalisation des processus RH peut répondre à différents enjeux : améliorer la qualité des données, renforcer la collaboration RH-managers ou encore faciliter le pilotage des talents.

Le cahier des charges constitue également un cadre de dialogue entre les différentes parties prenantes. Les directions RH, les équipes IT et parfois les directions métiers doivent partager une compréhension commune du projet.

Enfin, il sert de référence dans la phase de consultation des éditeurs. Les fournisseurs doivent comprendre précisément les fonctionnalités attendues, les contraintes techniques et les critères d’évaluation. Sans ce cadrage initial, les réponses peuvent être difficilement comparables.

Les prérequis avant de rédiger un cahier des charges SIRH

Avant de commencer la rédaction, vous devez réaliser un travail préparatoire.

La première étape consiste à analyser vos processus RH existants. Cet audit permet d’identifier les points de friction, les tâches manuelles ou les limites des outils actuels. Il permet également de repérer les processus efficaces que vous souhaitez conserver.

La seconde étape consiste à définir clairement les objectifs du projet. Un projet SIRH peut viser l’optimisation du recrutement, l’amélioration de la gestion des compétences, le pilotage des entretiens ou encore la structuration de la mobilité interne.

Enfin, il est essentiel d’identifier les parties prenantes. Les directions RH ne doivent pas travailler seules. Les équipes IT, les managers et parfois les directions financières peuvent apporter une vision complémentaire des besoins et des contraintes techniques.

Ce travail préparatoire permet d’éviter un cahier des charges trop théorique ou déconnecté des réalités opérationnelles.

La structure d’un cahier des charges SIRH

Un cahier des charges SIRH doit suivre une structure logique pour être compris facilement par les éditeurs et les intégrateurs.

La première partie présente le contexte de l’entreprise. Vous devez décrire votre organisation, votre population de collaborateurs et votre environnement technologique.

La deuxième partie définit les objectifs du projet. Elle précise les enjeux stratégiques, les attentes de la direction RH et les résultats attendus à moyen terme.

La troisième partie décrit les processus RH concernés par le projet. Vous devez expliquer le fonctionnement actuel et les évolutions souhaitées. Cette section constitue le cœur fonctionnel du cahier des charges.

La quatrième partie détaille les fonctionnalités attendues. Il s’agit de formaliser les besoins liés aux processus RH : gestion du recrutement, entretiens de performance, pilotage des compétences, people review ou plan de succession.

La cinquième partie concerne les exigences techniques. Elle inclut notamment les contraintes d’intégration avec le système d’information existant, les exigences de sécurité ou les besoins en reporting.

Enfin, la dernière partie définit les modalités de réponse des éditeurs : planning du projet, critères de sélection et éléments attendus dans les propositions.

Cette structure permet de produire un document clair et exploitable par les différents acteurs du projet.

Les erreurs fréquentes dans un cahier des charges SIRH

De nombreux projets SIRH rencontrent des difficultés dès la phase de consultation des éditeurs. Plusieurs erreurs sont fréquentes.

La première consiste à rédiger un cahier des charges trop vague. Si les besoins ne sont pas suffisamment détaillés, les éditeurs interprètent différemment les attentes. Les réponses deviennent alors difficiles à comparer.

La deuxième erreur est de se focaliser uniquement sur les fonctionnalités. Un projet SIRH ne se limite pas à un catalogue de modules. Il doit s’inscrire dans une vision globale de la transformation des processus RH.

La troisième erreur consiste à négliger la collaboration entre les parties prenantes. Un cahier des charges rédigé uniquement par la direction RH risque de ne pas intégrer les contraintes techniques ou les usages des managers.

Enfin, certaines organisations sous-estiment l’importance de la priorisation. Tous les besoins ne peuvent pas être traités simultanément. Le cahier des charges doit distinguer les exigences essentielles des fonctionnalités secondaires.

Comment utiliser le cahier des charges dans la consultation des éditeurs

Une fois finalisé, le cahier des charges devient le document central de la phase d’appel d’offres.

Vous pouvez l’utiliser pour structurer la consultation des éditeurs SIRH et comparer les solutions proposées.

Il permet notamment d’évaluer plusieurs critères :

• la couverture fonctionnelle,
• la capacité d’intégration dans votre système d’information,
• la qualité de l’expérience utilisateur,
• la méthodologie d’implémentation.

Un cahier des charges bien structuré facilite également l’analyse des réponses et permet de réduire les écarts d’interprétation entre l’entreprise et les éditeurs.

Il constitue ainsi un outil de pilotage du projet tout au long du processus de sélection.

Comment Altays répond à ce besoin

Les projets SIRH impliquent des enjeux importants pour les directions RH, notamment lorsqu’il s’agit de structurer les processus liés au pilotage des talents ou au dialogue social.

Les solutions proposées par Altays permettent de digitaliser des processus clés comme le recrutement, les entretiens, la gestion des compétences, la people review, la mobilité interne ou encore la gestion de la BDESE. Dans le cadre d’un projet SIRH, ces briques fonctionnelles peuvent s’intégrer dans une architecture globale dédiée au pilotage des talents et des relations sociales.