Réussir l’Onboarding d’un collaborateur : guide et checklist

Comment réussir le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur dans votre entreprise ?

Vous souhaitez assurer la rétention de vos nouveaux talents, et par extension optimiser vos coûts de recrutement. L’importance de l’onboarding s’impose ici comme une évidence, à condition de savoir comment le mener à bien. Cette phase d’accueil et d’acculturation professionnelle conditionne la finalisation de l’embauche du salarié : elle en est indissociable. Alors, comment réussir l’onboarding d’un collaborateur ? Quelles sont les étapes incontournables de cette période clé dans le parcours et le cycle de vie d’un employé ? Enjeux, checklist, conseils spécialisés : voici un guide complet pour réussir le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur.

💡 Le terme onboarding provient de l’anglais « onboard », signifiant « embarquer », « intégrer ».

Le préboarding, l’indispensable préalable à un onboarding réussi

Cette première phase de l’onboarding commence dès l’acceptation de votre offre d’emploi par le candidat et s’étend jusqu’au jour de son arrivée au sein de votre entreprise. La difficulté réside dans le risque de rétractation, voire de ghosting de la part du futur salarié (fait de ne plus donner signe de vie après avoir dit « oui » la proposition d’embauche).

Enjeux majeurs du préboarding

✔️ Sécuriser le recrutement.

✔️ Faciliter la prise de poste du nouveau collaborateur le jour J.

Checklist des étapes clés

• Rédiger les divers papiers administratifs relatifs à l’embauche.
• Communiquer des informations sur votre culture d’entreprise : ses valeurs, sa philosophie, son organisation, sa hiérarchie, etc. Il s’agit de déjà familiariser le nouvel employé avec son futur environnement de travail tout en commençant à susciter son engagement.
• Préparer le matériel et la logistique nécessaires à la prise de poste : ordinateur, création d’identifiants et de codes d’accès aux logiciels ou bases de données, téléphone professionnel, etc.
• Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à vos équipes afin de prévenir toutes les personnes impliquées dans son processus d’intégration : managers, services RH, collègues, etc.
• Informer le futur arrivant du déroulement de sa première journée : qui va l’accueillir ? Que va-t-il faire ? Cela permettra de limiter son possible stress le jour de son arrivée.

Nos conseils pour bien préparer l’onboarding

💡 L’idée est ici de donner au candidat l’impression d’avoir déjà « un pied dans l’entreprise », afin qu’un lien se crée avant qu’il ne prenne son poste. N’hésitez pas à l’inviter à certains évènements internes de votre société, par exemple !

💡 Assurez un contact régulier dès que l’occasion s’y prête, par e-mail, téléphone, visio, etc. Pensez à garder le dialogue ouvert afin qu’il perçoive que vous êtes disponible pour répondre à toutes ses questions, au besoin.

💡 Vous pouvez également faciliter son futur gain de productivité en avançant au maximum les papiers qui peuvent l’être, afin qu’il n’en ait pas trop à gérer à son arrivée.

Le jour J, un moment décisif pour réussir l’onboarding d’un collaborateur

Pleinement immersif, le jour de la prise de poste influence fortement la première impression que votre collaborateur va se faire de son nouvel environnement professionnel : il impacte de facto l’image de votre entreprise.

Enjeux principaux de cette seconde phase de l’onboarding

✔️ Soigner votre image de marque employeur.

✔️ Favoriser le gain de productivité du nouveau salarié.

✔️ Assurer son intégration sociale.

Checklist des étapes clés

• Réaliser la visite du lieu de travail : incontournable, elle permet au nouveau venu de prendre connaissance des locaux, des services, de l’espace de restauration collective, etc.
• Organiser une présentation avec le manager ainsi qu’avec toute l’équipe : au-delà d’une réunion formelle, c’est l’occasion de préparer un petit déjeuner ou une pause café avec tous vos collaborateurs pour renforcer la cohésion dès ce premier jour.
• Attribuer au nouvel arrivant un référent, si cela est possible. Il s’agit d’une personne qui pourra le guider et le renseigner lors de ses débuts dans votre entreprise. À noter que le mentoring doit reposer sur le volontariat et l’absence de lien hiérarchique avec le collaborateur.
• Remettre le matériel nécessaire à la prise de poste (bureau, ordinateur, identifiants et codes d’accès, outils divers, badges, téléphone professionnel, carte de cantine, etc.).
• Offrir un pack de bienvenue contenant des goodies, si votre société en a à son effigie.

Nos conseils pour faciliter l’onboarding pendant les premiers jours

💡 Il est fréquent de se sentir désœuvré lorsqu’on arrive dans un nouvel écosystème professionnel. Si le sentiment de décalage avec les équipes déjà en place peut s’en trouver accentué, cela nuit également à la productivité du nouvel arrivant. Organisez les tâches de son planning pour cette première journée, voire les suivantes, en l’en informant.

💡 Des rendez-vous avec les personnes clés des missions dont il sera chargé lui permettront d’être rapidement mis à la page et de gagner en autonomie. Cela lui donnera aussi la possibilité de faire plus ample connaissance avec les autres membres de l’entreprise et de se sentir plus vite intégré.

💡 Prenez le temps de bien expliquer au nouveau collaborateur ce qu’on attend de lui et les responsabilités qui incombent à son poste. Cela l’aidera à se situer dans les process et les pratiques de votre entreprise et facilitera son travail dès le début.

La période des 6 premiers mois, la clé pour stabiliser le recrutement

L’onboarding ne s’arrête pas au jour de l’arrivée, ni même au terme de la première semaine de travail ou de la période d’essai. Veiller au parfait embarquement de votre nouvelle recrue à bord de votre entreprise s’avère question de plusieurs mois. Si on en compte en général six, seule la pleine autonomie de votre collaborateur acte la fin de son onboarding.

Enjeux majeurs

✔️ Former le salarié pour qu’il acquière les connaissances nécessaires, selon son poste.

✔️ Assurer une transition progressive vers la fin de son accompagnement.

✔️ Rester au fait de son avis sur son onboarding et sur l’entreprise.

Checklist des étapes clés

• Organiser la formation du collaborateur : méthodes de travail, compétences techniques, fonctionnement interne de votre entreprise, supports de communication… L’objectif est de le rendre opérationnel, mais également autonome, le plus rapidement possible. Former chaque recrue reste en cela une étape essentielle à la réussite de son onboarding.
• Proposer un coaching à votre nouvel équipier : qu’il soit indépendant ou membre d’un cabinet de recrutement, un coach pourra, par son rôle d’interlocuteur, assurer le suivi et le maintien du processus d’onboarding. Pédagogue, il sera notamment en mesure de cerner les soft skills de votre employé et d’en tenir compte afin d’optimiser son intégration.
• Prévoir des temps d’échange réguliers avec le salarié, dont la fréquence dépendra de son expérience et de son niveau de responsabilité. L’idée est ici d’avoir son feed-back et de répondre à ses questions, s’il en a.
• Solliciter le rapport d’étonnement du collaborateur en onboarding, afin de bénéficier d’un nouveau regard et de possibles critiques constructives sur votre entreprise.

Nos conseils pour bien mener un onboarding à son terme

💡 Ne relâchez pas votre attention lors de ces premiers mois, et veillez au maintien d’une communication fluide. Elle reste un critère déterminant dans la bonne mise en œuvre d’un onboarding : elle contribue en effet considérablement à la satisfaction du nouveau collaborateur et à sa productivité croissante.

Astuces pour réussir l’onboarding à distance

La crise sanitaire a incontestablement contribué à la diversification des modes de travail, laissant une place croissante au télétravail, parfois même en full remote. Sans doute avez-vous déjà ou serez-vous amené à organiser un onboarding à distance afin d’accueillir vos nouveaux collaborateurs. Pour garantir une expérience d’accueil optimale, vous pouvez par exemple opter pour un « welcome pack » digital. Les outils numériques de l’entreprise, comme l’intranet ou la newsletter interne, se révèlent également des alliés précieux pour présenter la nouvelle recrue. Des initiatives telles que des cafés virtuels ou des rendez-vous en visio peuvent aussi être organisées pour favoriser la cohésion et le bien-être des employés, même en distanciel.

Les avantages à réussir le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur

✔️ Augmenter la satisfaction, l’engagement et la fidélisation de vos salariés.

✔️ Réduire le turnover de nouvelles recrues, et par extension son coût en temps et en argent.

✔️ Améliorer la productivité de votre entreprise en faisant croître celle de chaque salarié dès son arrivée.

✔️ Faciliter le management du nouvel arrivant à long terme.

✔️ Développer ou renforcer votre image de marque employeur et par conséquent l’attractivité de votre entreprise aux yeux des meilleurs talents.

✔️ Consolider la cohésion des équipes et son impact sur le bien-être et les performances au travail.

Que ce soit d’un point de vue économique ou humain, réussir l’onboarding d’un collaborateur s’avère une étape essentielle à la pérennité d’une entreprise. La digitalisation de vos processus de ressources humaines, dont cet onboarding fait partie, en maximise la fluidité et l’efficacité. Une solution sur mesure existe pour chaque besoin RH : Altays vous accompagne à travers des outils numériques performants, au service de la réussite de l’intégration de vos nouveaux employés.