L’objectif de ce guide est d’exposer la définition et les objectifs d’un Plan de succession puis de parcourir les best practices permettant d’aboutir à une continuité du management mais également un vivier de talents dense et solide. Nous couvrons également les bénéfices inhérents à une telle approche et nous vous aiderons à mesurer votre positionnement en termes de Plan de succession et présentons les moyens d’aboutir à un dispositif robuste et pérenne.
Enjeux stratégiques et contexte
Le Plan de succession peut être vu comme étant un programme de GPEC crucial puisqu’il a pour objectif de garantir la santé, la croissance et la stabilité long-terme de votre organisation.
En effet, les problématiques de développement et de gestion d’un vivier de managers, de talents et de leaders impliquant investissement (formation, motivation, rétention, etc.) représentent un des sujets de management les plus critiques selon diverses enquêtes menées par de grands cabinets de conseil et d’étude tels que Deloitte, PWC ou Gartner.
Cependant, nombreuses sont les organisations qui négligent l’implémentation et la maintenance d’un tel Plan ou qui investissent trop peu pour que ce plan soit réellement efficace.
Qui plus est, pour beaucoup d’entités, les freins à l’implémentation et la gestion d’un Plan de Succession sont multiples car elles :
- Se considèrent trop « petits » pour justifier un Plan de Succession
- Pensent que le Plan de Succession est couvert par le remplacement / recrutement
- Ne sont pas convaincues des bénéfices quantifiables ou du retour sur investissement
- Que les coûts ne sont pas justifiés
- Sont inquiètes de la complexité d’un tel programme
- Ne savent pas où commencer
- Ne peuvent obtenir l’adhésion du top management ni le budget
Néanmoins, force est de constater que ne pas avoir un Plan de Succession robuste et pérenne en place a pour conséquence directe de mettre l’organisation en situation fragile et délicate et donc d’accroitre le risque.
Plan de succession : définition
Le Plan de Succession peut être défini comme un effort ou projet consistant à garantir la continuité de la performance effective d’une organisation, d’une division, d’un département en anticipant et planifiant le développement, le remplacement et l’évolution stratégique des éléments et postes clés dans le temps.
Ayant pour objectif le développement de la force de remplacement de l’organisation, le Plan de Succession fait typiquement partie d’un programme de gestion des talents plus large qui consiste à attirer les meilleurs via recrutement, à les garder au travers de mesures de rétention et de les développer grâce à des efforts pertinents de formation.
Le Plan de Succession stratégique se différencie d’un simple plan de remplacement tactique qui identifie un ou deux candidats disponibles pour remplacer un élément à court-terme voire dans l’urgence.
Plan de succession : bénéfices
Les bénéfices directs d’un Plan de Succession efficace sont multiples et peuvent être décomposés de la manière suivante :
- Réduction du temps de remplacement des postes clés
- Réduction du turnover des hauts potentiels
- Un matching optimal entre les compétences requises et compétences présentes dans l’organisation
- Un vivier de talents organisé, à jour et exploitable en temps réel
- Un service optimal aux clients internes de la part des RH
- Une approche systématique et optimisée en coût du développement des talents
- Processus de décision facilité en pertinence et optimisé en temps
- Alignement entre les besoins en talents et les objectifs stratégiques de l’organisation
- Alignement entre les efforts de développement des talents et les objectifs stratégiques de l’organisation
- Compétitivité accrue en se focalisant sur des promotions se traduisant en avantages concurrentiels (productivité, etc.)
Plan de succession : adoption
Le taux de mise en place d’un Plan de Succession structuré varie selon la taille des organisations. En effet, alors que les grands groupes ont une politique de succession définie pour la plupart d’entre eux, force est de constater que les organisations allant de PME à ETI, soit un effectif de quelques centaines à plusieurs milliers, démontrent un faible taux d’adoption d’un Plan de Succession formel et piloté.
Il est une chose d’avoir une politique de succession définie, il en est une autre d’avoir une plateforme structurée et robuste qui puisse contribuer à l’élaboration et l’application de la politique de succession. A ce jour, très peu d’organisations bénéficient d’une solution logicielle qui rassemble l’ensemble des éléments nécessaires au pilotage efficace du Plan de Succession. En effet, beaucoup pensent pouvoir gérer un tel plan stratégique avec Excel et les difficultés inhérentes : données éparpillées, consolidation compliquée, données obsolètes, latence et manque de réactivité, communication et itérations lentes, etc.
Il semble donc que les opportunités d’amélioration en termes d’élaboration et de pilotage de Plan de Succession soient nombreuses.
Recommandations et best practices
Les recommandations visant à aboutir à un plan de succession robuste et pérenne sont nombreuses et la première d’entre elles consiste à s’équiper d’une solution logicielle simple, intuitive et efficace qui vous permettra de piloter aisément le processus tout en bénéficiant de l’ensemble des données centralisées et de moyens de recherche, de communication et de décision performants.
Les avantages spécifiques d’une telle solution sont détaillés dans la section suivante mais, au préalable, il s’agit de parcourir un nombre de recommandations et de best practices qui contribueront à un Plan de Succession pertinent :
- Un Plan de Succession se doit d’être exhaustif et de couvrir l’ensemble de l’organisation
- Il ne doit pas être restrictif mais doit plutôt prendre en compte l’ensemble des employés sans se limiter aux ‘Hauts Potentiels’ uniquement
- Il doit couvrir l’ensemble des managers et postes clés dans tous les niveaux de l’organisation et non pas se restreindre aux Top Management exclusivement
- L’ensemble des niveaux et des secteurs de l’organisation doivent être pris en compte de manière à garantir une cohérence dans l’approche et l’application
- Le Plan de Succession doit se reposer sur des outils (formation, expériences, etc.) permettant le développement des candidats aux postes clés
- Il est adapté aux besoins spécifiques de l’organisation et aligné avec les objectifs stratégiques
- Il reçoit l’aval et le support de l’exécutif, en tant que levier stratégique
- Le Plan de Succession doit être considéré comme un outil stratégique long-terme, contrairement à un plan de remplacement tactique et court-terme
- Il contribue au développement d’un vivier de talents qui peuvent se situer à des degrés de maturité différents en termes de promotion
- Il résulte en une continuité du leadership dans l’ensemble de l’organisation et à tout niveau
- Le Plan de Succession doit être formalisé et doit être supporté par une plateforme logicielle efficace qui reçoive l’adoption de l’ensemble de l’organisation
- Il s’intègre de manière fluide au processus global de gestion des talents
- Il met l’accent sur la diversité
- Il reflète une approche systématique et proactive
- Il doit également encourager la responsabilité de chacun dans le développement professionnel
L’ensemble de ces prérequis suggèrent, comme évoqué précédemment, de se reposer sur une plateforme logicielle à la fois simple et robuste qui permette de planifier, d’identifier, et piloter le processus de succession tout en recevant l’adoption de l’ensemble des parties impliquées.
Une réponse complète à la gestion du plan de succession
Le but d’une solution de gestion de plan de succession est de faciliter le pilotage, l’anticipation et ainsi contribuer à la gestion et le contrôle du risque dans l’organisation. Vous pouvez ainsi gérer en temps réel et identifier les postes clés, les successeurs potentiels ainsi que les pistes d’évolution afin de proposer une visibilité sur les évolutions à 12 mois, objectif réaliste, voire plus. La solution se caractérise par sa facilité de mise en œuvre et d’utilisation. Les données sont consolidées, centralisées, sécurisées, accessibles à tous les acteurs impliqués pour consultation et validation. Donc, fin aux données éparpillées, aux inconnues pour tendre vers une gestion structurée des successions et une minimisation du risque dans l’organisation.
Des informations complètes à jour, pertinentes et accessibles
La solution de Plan de Succession permet tout d’abord l’identification des postes clés à considérer dans la stratégie de succession. Les référentiels compétences sont pris en compte ainsi que les évaluations, les entretiens réalisés sur la population. Les souhaits de mobilité de chacun, qu’ils soient fonctionnels ou géographiques sont disponibles et entrent dans l’équation de succession. Enfin, l’échelle de temps, c’est-à-dire les échéances de succession, mais également de souhait de mobilité sont intégrés dans le processus.
Un moteur d’aide à la décision qui propose des successeurs
Le dispositif de Plan de Succession permet l’alimentation de la liste de successeurs potentiels pour un poste clé donné ainsi que de pistes d’évolution pour l’employé en place dans ce poste clé via un moteur de recherche puissant. Cette liste est ensuite soumise pour validation au responsable RH concerné. L’objectif est d’avoir accès à tout instant à une liste de successeurs potentiels, idéalement de trois candidats et ce, pour tous les postes clés de l’organisation. L’expression des besoins fait évidemment partie du processus et couvre les compétences, l’aspect géographique, les qualifications, l’historique des performances ainsi que la disponibilité au regard des souhaits éventuellement exprimés.
La cartographie des postes clés, successeurs potentiels et pistes d’évolution est mise à jour à tout changement dans l’organisation suite à mouvement de personnel ou réorganisation, par exemple.
Un pilotage en temps réel via des tableaux de bord avancés
La solution de gestion du Plan de Succession propose des tableaux de bord qui couvrent les propositions de successeurs à traiter et en attente de validation. Des indicateurs intuitifs, fonction du statut de la suggestion générée par le moteur, sont également présentés.
Sont également mis à disposition des outils de pilotage que sont, par exemple, un reporting par type de poste, un reporting sur tous les postes clés d’un périmètre donné de l’organisation ainsi que des alertes en cas de risque identifié pouvant être un manque de successeurs potentiels pertinents.
Une solution intégrée dans une suite RH cohérente
Une solution de gestion de Plan de Succession doit s’intégrer de manière native dans SIRH complet de manière à favoriser l’évolutivité ainsi que la mutualisation des processus.
Le module Plan de Succession ne peut évidemment pas opérer en vase clos, les processus RH étant intrinsèquement liés et ne pouvant être isolés les uns des autres. Le processus de Succession est étroitement lié aux notions de recrutement & mobilité, d’entretiens, de GPEC, de rémunération, etc., il est essentiel que la solution Plan de Succession puisse garantir une communication fluide avec ces processus connexes.
Une solution Plan de Succession vous permet de piloter, anticiper et minimiser le risque dans votre organisation. Il s’agit d’une solution complète et évolutive qui vous permet de satisfaire aux besoins de formalisation et d’application stratégique du Plan de Succession.
Un paramétrage aisé et en toute autonomie
Un aspect fondamental d’une solution de gestion du plan de succession réside dans la flexibilité du paramétrage. En effet, il est possible de paramétrer les processus, les périmètres mais également les questionnaires en toute autonomie sans être dépendant d’experts de la solution logicielle.