Sabine Léotard (Compensation and Benefits and Policy Specialist) travaille depuis 7 ans au sein de Carte Noire à Lavérune dans l’agglomération de Montpellier au service des Ressources Humaines (paie, gestion des temps, administration du personnel… ). Sa mission consiste aussi à assister le DRH lors des réunions paritaires avec les organisations syndicales. Utilisatrice de Altays BDESE, nous lui avons posé quelques questions…
Mme Léotard, pouvez-vous nous faire une présentation des activités de Carte Noire ?
(SL) L’usine a 52 ans d’existence et appartient au groupe Lavazza depuis 2016 à travers la marque Carte noire et depuis cette date a bénéficié de pas mal d’investissements ce qui a permis de la rénover, de l’adapter pour répondre à la demande et faire face à la concurrence. La société compte environ 330 collaborateurs répartis entre le siège social à Paris et le site de production de Lavérune. Notre marque est présente sur les six segments du café : le moulu, le grain, les dosettes souples, les capsules compatibles Nespresso, le soluble et les capsules compatibles Dolce Gusto. Une offre également déclinée dans le bio qui se retrouve dans tous ces segments. La production ? C’est 27 000 tonnes de café produites par an, 10 lignes de production, 9 appareils de torréfaction, une ligne supplémentaire en cours d’installation et dans les mois qui viennent la perspective de gros projets. Enfin je dirais qu’il est important de savoir que la marque est bien évidemment certifiée aux normes en vigueur au niveau qualité, hygiène, sécurité et environnement avec 100% de nos besoins couverts en énergie verte et la mise en place d’un procédé innovant pour la bonne gestion des déchets organiques issus du processus de torréfaction. Voilà quelques éléments qui vous permettent donc de mieux connaître l’entreprise.
Qu’est-ce qui a décidé Carte Noire à s’équiper d’un outil de BDESE ?
(SL) Pour pouvoir adapter notre offre aux conditions du marché nous avons dû faire évoluer notre outil de production grâce aux investissements, mais nous avons dû également adapter nos façons de travailler et nos pratiques. Un accord de performance a été signé – les rythmes de travail par exemple ont été modifiés pour être en phase avec l’accroissement de la production – et bien sûr ces nombreuses modifications ont donné lieu à beaucoup de discussions et de réunions avec les partenaires sociaux. Changer les rythmes de travail d’une usine bouleverse la vie des gens et les répercussions sont considérables. Il a fallu accompagner l’ensemble de ces mesures dans le respect de tous, employeur comme salariés et là je pense plus particulièrement à ceux qui ne se retrouvaient plus dans la nouvelle organisation et qui ont préféré discuter avec la nouvelle direction et quitter l’entreprise. Le climat social peut – dans ces conditions – être un peu tendu. Le CSE lui-même a connu des départs occasionnant une perturbation du dialogue social. Face à cette situation nous avons pensé qu’il était bon de réfléchir à des outils, c’était donc peut-être le bon moment pour mettre en place la BDESE d’autant plus que c’est une obligation légale. Cela s’est révélé être une bonne idée car dans le contexte de la pandémie, les canaux de communication ont été modifiés. Le télétravail a pris une place plus importante par rapport au présentiel, les réunions et les ordres du jour du CSE ont été bouleversés. Une cellule de crise a été mise en place qui se réunissait tous les jours et les priorités ont été revues. Nous avions déjà auparavant la nécessité de devoir disposer d’un outil accessible à tout moment avec des données mises à jour mais dans les nouvelles conditions ce besoin a pris tout son sens.
Quelles étaient les autres problématiques de départ et comment avez-vous choisi l’outil ?
(SL) Il existe beaucoup d’outils et nous en avions retenus trois. Le but était de répondre à l’obligation légale mais aussi aux exigences de notre CSE qui devait pouvoir s’adapter rapidement. Altays a fait partie des entreprises auxquelles nous avons demandé une première démo puis une supplémentaire afin de bien appréhender l’outil. Lors de ces démos nous avons trouvé le logiciel accessible, ergonomique, facilement lisible car il ne faut pas oublier que nos élus ne sont pas forcément habitués à manipuler l’ informatique. Les éléments importants étaient de pouvoir fiabiliser l’information et de communiquer facilement avec nos élus. En bénéficiant d’un support pérenne pouvant servir de discussion avec nos partenaires sociaux nous souhaitions pouvoir améliorer les échanges. Il s’avère que la BDESE est un support qui est toujours là, c’est une base. D’ailleurs les informations qui y figurent sont d’ordre général mais sont pertinentes à connaitre pour l’activité syndicale. Je pense par exemple à la possibilité de télécharger des documents comme le rapport d’égalité H/F ou bien le document unique des risques.
Il est facile d’ajouter des documents et de gérer les habilitations ainsi que les droits de consultations ou de modifications.
Comment s’est déroulée la mise en œuvre de l’outil ?
(SL) Franchement, ça s’est bien passé. Nous avons eu un consultant disponible et compétent qui a bien su nous guider lors du paramétrage. Lorsque je posais une question au téléphone ou par mail les réponses étaient rapides et nous avons ainsi avancé à un rythme soutenu. Si l’on connait bien sa population et les documents que l’on souhaite charger, le paramétrage est assez simple au fond. Il a été fait en préproduction pendant quatre ou cinq semaines (en sachant que je faisais cela en plus d’autres projets) et puis nous sommes passés en production. L’ouverture a été très simple s’effectuant par le simple envoi de mails de connexion. En matière de données il faut considérer que la BDESE est pas mal alimentée par la DSN (Déclaration Sociale Nominative) car beaucoup d’informations y figurent. Une grande partie est donc automatisée. Sinon, il est facile d’ajouter des documents et de gérer les habilitations ainsi que les droits de consultations ou de modifications. On reste maître du logiciel et là nous sommes dans la phase de croissance d’utilisation de la BDESE.
Justement, quels sont les retours formulés par les utilisateurs ?
(SL) Cet outil permet aux partenaires sociaux d’obtenir des réponses objectives à des questions simples. Par exemple : combien d’embauches le mois dernier ? En consultant directement la base de données ils vont avoir une réponse directe et authentifiée, pas un bruit de couloir. Ils apprécient ! Combien de CDD ? Des données chiffrées dans le domaine financier et RH, des données actualisées mensuellement via la DSN… Cela les aide à préparer leurs ordres du jour et leur donne des idées supplémentaires. Par ce biais ils se sentent plus impliqués et le dialogue social s’améliore. Ils trouvent globalement que l’outil est facile à utiliser et nous allons aller plus loin avec un autre module Altays, celui qui permet la gestion des Heures de délégation.
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