Cette entreprise du secteur de la grande distribution, forte de 7000 collaborateurs, utilise trois des modules de la partie management des talents du SIRH Altays : Recrutement, Entretiens et GEPP (ex : GPEC). Amélie Colombo, chargée de mission RH chez Schiever, a gentiment accepté de répondre à nos questions.
Pouvez-vous nous nous présenter l’activité de Schiever ainsi que votre rôle au sein de la société ?
[Amélie Colombo] Schiever est une entreprise située à Avallon dans l’Yonne qui existe depuis 1871. Au départ, son activité était la vente de vins et spiritueux, une activité typique de la Bourgogne ! Au fil du temps elle s’est élargie à la grande distribution.
Aujourd’hui, Schiever rassemble 7000 collaborateurs en France et dans 3 pays, la Pologne, le Tadjikistan et l’Ouzbékistan. Nous comptons aujourd’hui 191 magasins sous diverses enseignes, que ce soit au niveau hypermarché avec Auchan – puisque nous sommes en partenariat avec eux – ou avec les supermarchés à notre propre enseigne qui sont eux plus développés en zone rurale où semi urbaine. Nous avons aussi des magasins dans le bricolage avec Weldom et puis quelques magasins Kiabi. Nous avons beaucoup d’activités intégrées que ce soit le stockage, le transport de nos marchandises et bien sûr nos services. Nos services centraux sont donc situés à Avallon, une petite ville, contrairement à d’autres concurrents de la grande distribution qui ont plutôt choisi des grandes villes en région ou bien la région parisienne. Le choix a été fait de rester dans notre « campagne avallonnaise » pour précisément cette capacité à intégrer toutes nos activités.
De mon côté, je fais partie donc du service RH depuis 2 ans maintenant et j’y suis rentrée en stage, puis en alternance. Mon sujet de mémoire était la mise en place d’un SIRH et j’ai été embauchée en CDI en septembre dernier au poste de chargée de mission RH. Dans ce cadre je m’occupe de l’administration complète de la partie du SIRH Altays déployée chez nous – c’est-à-dire le module recrutement, le module entretiens et la GEPP (ex GPEC) – et je suis aussi formatrice occasionnelle sur le sujet des entretiens annuels.
Quelles étaient les problématiques RH au départ ? Quel était le projet ?
[AC] Avec toutes ces activités nous avons vraiment une diversité de métiers, plus de 300 tous secteurs confondus ! C’est à la fois une très grande richesse et une contrainte pour nous au niveau RH puisqu’il faut pouvoir mener la gestion de carrière de 300 métiers et composer avec la saisonnalité dans nos entrepôts, avec des besoins en main d’œuvre beaucoup plus importants pour les périodes de Pâques, de Noël ou de la rentrée des classes. Pour répondre il faut pouvoir disposer d’un vivier de candidatures et dans la région ce n’est pas la chose la plus simple.
Notre problématique de départ était surtout un besoin d’exploiter et de tracer nos données car nous étions sur Excel avec beaucoup de fichiers différents. Nous étions à la recherche d’une expérience « sans coutures » – c’est pourquoi nous avons pris plusieurs modules Altays, pour pouvoir tout faire au même endroit. Et nous avons aussi sélectionné Training Orchestra pour la partie formation car Altays travaille avec eux régulièrement et c’était l’assurance du meilleur interfaçage possible.
Nous avions aussi un besoin particulier sur les entretiens annuels, de pouvoir les tracer pour le bilan à 6 ans. Pour 5000 collaborateurs et un nombre considérable de magasins, le traitement au format papier était juste fastidieux. Le fait d’avoir une plateforme avec tout au même endroit devenait indispensable.
L’idée était aussi de se professionnaliser plus sur les sujets, de pouvoir extraire des reportings par exemple sur l’avancement des entretiens, de progresser sur la gestion de carrières et aussi de bien recenser les besoins de formation afin que nos collaborateurs bénéficient des meilleures réponses.
Pourquoi avoir choisi Altays ?
[AC] L’ergonomie, la facilité et la rapidité de prise en main de l’outil sont des éléments qui ont joué en faveur d’Altays ainsi que les questions de budget et bien sûr – comme je l’ai dit précédemment – les capacités des différents modules à fonctionner de manière intégrée.
C’est un outil qui évolue. Nous ne sommes pas bloqués avec une image figée comme avec certains logiciels qui ne changent pas alors que la technologie évolue.
Comment s’est passé le déploiement ?
[AC] Côté recrutement il fallait absolument que le module fonctionne au 1er janvier 2022 pour prendre le relais de notre prestataire précédent et les délais ont bien été respectés. Côté entretiens, il fallait que fin 2021 on puisse lancer nos campagnes et là encore le calendrier a été respecté.
Sur le versant GEPP enfin, nous avons réalisé les référentiels qui portent sur nos métiers-clés et couplé avec Training Orchestra en début d’année 2022 sans retard conséquent. Tous nos objectifs sont atteints.
Est-ce qu’il y avait au départ des complexités particulières par rapport à votre structuration d’entreprise par exemple ?
[AC] La fonction de délégation nous a grandement aidés parce que sinon il m’aurait fallu demander sur nos 191 magasins, tous les organigrammes ce qui aurait été chronophage. Il y a aussi la complexité des métiers car il nous arrive par exemple d’avoir des employés commerciaux qui sont vendeurs et caissiers donc il faut lister des compétences qui restent assez généralistes. Il a fallu beaucoup s’adapter là-dessus et, sur la rédaction du référentiel de compétences, nous nous sommes fait aider par un consultant extérieur car cela n’existait pas chez nous. Nous n’avions pas non plus de fiches de poste.
On peut dire que le passage à la transformation numérique nous a permis de structurer un peu plus et de mieux définir le cadre que ce soit à notre niveau RH ou au niveau des magasins.
Est-ce que les solutions ont été facilement adoptées ? Avez-vous eu des retours concrets en matière d’efficacité ?
[AC] Je peux vous parler du module entretiens celui sur lequel je suis plus particulièrement intervenue. Comme j’ai pu participer aux phases de recettes, j’ai pu créer des tutoriels pour la prise en main du module. J’ai fait des webinaires pour former aussi nos collaborateurs et l’outil a été plutôt bien accueilli. Les premiers retours d’expérience nous laissent entendre que le fait de ne plus devoir passer par le papier est clairement une avancée et que le gain de temps par l’automatisation sur la gestion de carrière est spectaculaire. Cliquer sur deux boutons pour obtenir un reporting et ne plus avoir 2500 entretiens papier à lire, c’est un progrès phénoménal !
En matière de recrutement nous sommes devenus beaucoup plus fiables. Nous avons au sein de Schiever une charte de recrutement qui nous engage à donner réponse aux candidats sous 15 jours et pouvoir envoyer et programmer les mails via Altays Recrutement va dans ce sens. Tout part plus vite et nos candidats nous rapportent qu’effectivement notre processus de recrutement est rapide par rapport à d’autres entreprises. Et je précise que nous avons une centaine d’offres ouvertes en permanence…
Sinon, qu’avez-vous pensé de de l’accompagnement au moment du déploiement et de la mise en route ?
[AC] Nos responsables de service avaient des comités de pilotage toutes les semaines avec l’équipe projet d’Altays. S’il fallait contacter notre chef de projet côté Altays, il n’y avait pas de souci. Depuis la mise en route, pour ce qui est du support, j’utilise régulièrement Ask [le logiciel de ticketing d’Altays : NDLR] parce qu’il m’arrive d’avoir des questions à poser en particulier sur les paramétrages : l’équipe qui s’occupe de notre compte est réactive !
Est-ce que vous recommanderiez Altays et pourquoi ?
[AC] Unanimement je pense que nous recommanderions Altays, particulièrement sur le côté économique et sur la facilité de prise en main. Par exemple nous avons renouvelé en grande partie notre équipe recrutement récemment et en une journée ils avaient compris le fonctionnement principal et ils s’en sortent. Par ailleurs, c’est un outil qui évolue et ça nous intéressait aussi. Nous ne sommes pas bloqués avec une image figée comme avec certains logiciels qui ne changent pas alors que la technologie évolue.
Quel est votre prochain challenge ?
[AC] Nous allons terminer l’interconnexion avec Training Orchestra parce que pour l’instant tout n’est pas effectif. Pour cette année, nous n’aurons pas de nouveau déploiement de modules alors nous allons fiabiliser le plus possible nos outils et nos processus. Et ensuite, petit à petit, nous pourrons peut-être dématérialiser d’autres choses, je pense notamment aux People Reviews, qui pourraient très bien arriver dans les années à venir.
