La gestion de la rémunération

Introduction

La gestion des rémunérations est un élément stratégique pour l’entreprise et la vie des salariés. Loin d’être le seul élément de motivation, la revalorisation de la rémunération reste un événement attendu et un indicateur clé et facteur de reconnaissance pour l’employé.
Les enveloppes gérées, souvent volumineuses, sont associées à de multiples contraintes et paramètres. Les structures salariales sont devenues de plus en plus complexes intégrant une partie fixe mais également des composantes variables individuelles et collectives, des primes, des bonus exceptionnels, etc.
Également, comme les organisations s’avèrent de plus en plus en plus matricielles et éclatées géographiquement le nombre de personnes impliquées peut être considérable et les processus de prise de décision peuvent être complexes.
C’est pourquoi une solution avancée et dédiée de gestion de la rémunération devient aujourd’hui incontournable dans le but d’assurer l’implication de toutes les parties, la justesse des prises de décision au regard des enveloppes mises à disposition tout en accélérant le processus.

Politique de rémunération : enjeux et concept des révisions salariales

La politique de rémunération d’une entreprise est généralement définie par une collaboration des services RH, de la direction financière et de la Direction. On entendra par “politique” un ensemble de dispositions et modalités encadrant la rémunération “globale” des collaborateurs. Au-delà des équilibres purement financiers et de la rentabilité de l’entreprise, elle vise à garantir l’équité et à favoriser la performance, tout en devant être cohérente avec le marché (les rémunérations pratiquées à poste et secteur équivalents à l’externe). Par conséquent la politique de rémunération conditionne très directement l’attractivité de l’entreprise et le turnover. Les arbitrages de répartition et les équilibres entre les différentes parties doivent donc être abordés avec la plus grande finesse.

Révisions salariales

“Révisions salariales” est employé d’une manière large, même si l’expression laisse entendre qu’on ne fait référence qu’au salaire. Augmentation de la partie fixe (le salaire) ou de la partie flexible (primes), les gestions de ces deux composantes de la rémunération sont proches. On verra plus loin que bien évidemment un logiciel vraiment performant permettra de gérer indifféremment les deux versants.

Augmentations

On distinguera les augmentations générales, des augmentations individuelles.
Les augmentations générales s’appliquent à tous les salariés. Le pourcentage d’augmentation est préalablement défini, il s’applique indifféremment à tous sans prise en compte de critère de performance individuelle.
Les augmentations individuelles visent à récompenser la performance individuelle d’un salarié. A l’appréciation du manager et donc génératrices d’écarts de salaires potentiels sur des fonctions équivalentes, elles doivent bien évidemment être justifiées par des éléments objectifs.
Une grande part de l’enjeu des révisions salariales est de faire en sorte que ces augmentations individuelles puissent être réparties sans sortir de l’enveloppe allouée.

Les composantes de la rémunération

Le salaire – qui peut être calculé de différentes manières (au temps, au rendement, à la commission, etc.) – même s’il est la contrepartie la plus directe du travail accompli n’est finalement qu’une des composantes de la rémunération. La rémunération est donc une somme qui peut comporter :

• Le 13ème mois
• Les heures supplémentaires
• Les primes
• Le remboursement des frais
• Les avantages en nature

Une prime peut être compensatoire (précarité, risque, nuit, etc.) ou être corrélée à la performance du collaborateur. Elle peut être récurrente (annuelle ou mensuelle) ou revêtir un caractère purement exceptionnel.
On notera aussi que certaines composantes de la rémunération, complémentaires du salaire ont été créées par la loi, comme la participation ou l’intéressement.
Pour définir leur politique de rémunération et rendre celle-ci attrayante et motivante pour les collaborateurs, les organisations ne peuvent plus se cantonner donc au simple salaire. La tendance est au “package de rémunération”, ensemble composite associant montants et avantages que les services RH et communication doivent mettre en valeur particulièrement lorsqu’il s’agit d’avantages “hors feuille de paie” comme par exemple l’existence d’une crèche d’entreprise, la facilité d’accès en transport en commun ou les avantages salariés relatifs à la consommation mutualisés par le CSE.

L’augmentation de la part variable de la rémunération sur des critères de performance est toutefois très généralement utilisée comme levier de la motivation des collaborateurs

Les enjeux d’une politique de rémunération

Les risques liés à une mauvaise gestion de la rémunération

Sécurité des données
Avant toute chose notez qu’une mauvaise sécurisation des données sur un sujet aussi sensible est un risque considérable que vous ne devez prendre en aucun cas. Une gestion sous tableur avec une multiplication de fichiers devant être consolidés est une source infinie de problèmes de déperdition des données.

Processus non mutualisés
Des processus non mutualisés peuvent aussi conduire à une déperdition des données, à des workflows décisionnels aléatoires ainsi qu’à des décalages dans les calculs des enveloppes disponibles et dans tous les cas à un déroulement de campagne ralenti.

Manque d’équité
Le manque d’équité dans le traitement des dossiers de collaborateurs peut résulter d’une carence d’informations ou d’indicateurs pouvant fournir aux décideurs des éléments objectifs. Dans ce cas un manager aura tendance à moyenniser sa proposition ou pire, à juger avec une subjectivité plus ou moins consciente en fonction de sa propre perception empirique du terrain. Si l’effort semble ignoré et non-récompensé, le sentiment occasionné d’injustice ou de discrimination aura un effet direct sur l’engagement, la fidélité des collaborateurs et donc très logiquement sur le turn-over.

Manque de transparence 
L’existence de périmètres insuffisamment couverts par la hiérarchie et les “contrôleurs” de la campagne de revalorisation, l’impression ressentie ou objective que les règles qui s’appliquent sont “fluctuantes”, une carence de reporting et d’information vis-à-vis des collaborateurs sont autant de filtres opaques qui vont nourrir la défiance.

Manque de personnalisation, de prise en compte des performances individuelles
En l’absence d’outils d’évaluation pertinents et individualisés le manager ne disposera pas d’éléments assez objectifs et précis pour “personnaliser” sa proposition et la dissocier des indicateurs généraux.

Perte de temps / Hypertrophie du temps « administratif”
La programmation et l’exécution d’une campagne de révision salariale – avec par exemple un tableur –  constitue un ensemble de tâches administrativement très lourdes et chronophages, et ce particulièrement dans le cas d’une organisation complexe. Ces tâches s’effectuent forcément au détriment de l’accomplissement des actions plus qualitatives qui sont au cœur de la démarche : l’accompagnement des salariés et la valorisation de leur engagement.

Enveloppes budgétaires hors contrôles
Les alertes sur les dépassements peuvent être en décalage avec les décisions et devoir donner lieu à des corrections après-coup qui seront forcément mal vécues. Si les montants des enveloppes ne sont pas recalculés instantanément, le dispositif perd en fiabilité. D’une manière générale si les données ne sont pas consolidées instantanément et si elles ne sont pas “garanties”, la confiance ne sera pas au rendez-vous.

Un management peu impliqué
Lorsque les process sont compliqués et peu clairs, la manipulation de fichiers peu évidente et l’information difficile à obtenir, les managers fatalement ont l’impression de perdre leur temps, leur énergie, et se désintéressent des campagnes dont les taux de réalisation finissent par stagner.

Un workflow de validation chaotique
Comme la mise en place d’un workflow est improbable sur tableur, le processus n’est pas borné dans le temps, des étapes sont souvent court-circuitées et des managers pourtant directement concernés ne sont pas réellement impliqués dans la prise de décision.

Les campagnes de révisions salariales
La politique salariale de l’entreprise est fondamentale car elle agit directement sur l’engagement des collaborateurs. L’ensemble des règles qui encadrent les augmentations salariales doivent être clairement définies et appliquées avec la plus grande équité.

Les éléments décisionnels (critères)
Ils vont varier d’une entreprise à une autre et également en fonction des secteurs d’activité. La performance, c’est à dire la capacité à remplir des objectifs, voire à les dépasser est un de ces critères. L’ancienneté, la formation, le marché (c’est à dire les salaires pratiqués à poste égal dans l’entreprise ou plus globalement sur l’ensemble du secteur) en sont d’autres.

Modalités, montant, décision, mise en place, annonce au salarié
Les méthodes varient bien évidemment en fonction de la taille de l’entreprise, de sa politique RH, du secteur d’activité ou même tout simplement de la « culture d’entreprise« . Mais schématiquement, la programmation d’une campagne de rémunération  – ou révision salariale – est le fruit d’une action conjointe entre la Direction des Ressources Humaines et la Direction Financière. Le volume de l’enveloppe globale et sa ventilation dans les différents départements d’activité doivent être en premier lieu définis. Une fois les règles d’application arrêtées, celles ci-sont communiquées aux managers par le service des Ressources Humaines qui informera les équipes des dates de début et de clôture.
Tout au long du déroulé de la campagne les services RH auront la charge de contrôler la bonne progression des opérations (en relançant les managers si nécessaire), ainsi que le respect du cadre défini (procédures, montant des enveloppes allouées, etc.).
La communication vis-à-vis du collaborateur est ensuite logiquement assurée par le manager avant une officialisation par les services RH.

Les méthodes de gestion de la politique de rémunération

Alors quelles sont les différentes options pour mener une campagne de révision salariale ?
Beaucoup d’entreprises même parfois de taille importante fonctionnent un peu à la volée, sans véritable planification de type “campagne”, via des outils développés en interne ou à l’aide d’un  tableur avec comme seul horizon calendaire une simple deadline dictée par les impératifs de la paie. La gestion des workflows décisionnels, la consolidation des données, le rafraîchissement de ces mêmes données, le contrôle administratif, les interactions avec le logiciel de paie sont des points de fonctionnement critiques qu’une entreprise pourra aborder plus sereinement avec une solution logicielle 100% dédiée au sujet et unifiée (certaines entreprises utilisent des solutions différentes selon les sites).

Gérer une campagne avec un tableur
La perspective de mener une campagne de révision salariale à l’aide d’un outil à coût d’investissement minimal peut bien sur passer par l’utilisation d’un tableur comme Excel dont les potentialités de calcul sont importantes.
Cependant les limites de ce recours ne tarderont pas à apparaître. Les risques de déperdition de données, voire d’échec général vont augmenter avec le nombre d’intervenants et le volume de données et de fichiers à traiter. Les problèmes de rafraîchissement des données (consolidation), d’acceptation d’un outil simplement adapté à l’usage et non dédié, le manque ou l’absence d’interactions avec les logiciels RH (le dossier salarié, les entretiens, la paie, etc.) sont les écueils qui ne manqueront pas de surgir sur le parcours.  De plus un workflow de validation – essentiel pour un l’avancement rapide et contrôlé de la campagne – est compliqué à mettre en place. Au final c’est le pilotage complet de la campagne qui peut devenir problématique.

Utiliser une solution logicielle développée en interne
Le principal avantage d’utiliser une solution développée en interne par le service informatique de l’entreprise est principalement que le logiciel répondra exactement aux spécificités de l’entreprise et aux besoins exprimés.
Par contre, les entreprises sont bien sûr loin de disposer toutes d’un Service Informatique disposant  d’assez de ressources pour mener à bien la conception, la production et surtout l’entretien et les charges d’évolution d’un tel logiciel.

Utiliser un Logiciel dédié, une solution web mutualisée, intégrée
L’utilisation de logiciels dédiés à la problématique des révisions salariales est la solution qui se généralise.  Edités en SaaS mutualisé, très sécurisés, faciles d’accès, facilement adaptables à vos process et spécificités, évolutifs et interfacés avec les autres logiciels de gestion RH de votre Système d’Information, ils sont de toute évidence l’option la plus efficace et aussi celle qui apportera le plus de valeur ajoutée à votre campagne dans les deux perspectives essentielles que sont l’adhésion des managers au process et la motivation des collaborateurs.

Logiciel de gestion de la rémunération / logiciel de révisions salariales :

avantages/fonctionnalités/enjeux

Introduction : qu’est-ce qu’un logiciel de rémunération ?

On l’a vu plus haut la rémunération est un ensemble particulièrement composite. Même si le nom peut être conservé pour des raisons de compréhension large, on considérera qu’un logiciel de rémunération traitera les révisions salariales (la part fixe) et les processus d’attribution des primes (la part variable)

Enjeux et attentes des managers / fonctions RH

Interconnexions/interfaces logiciels
Pour simplifier le pilotage administratif généralement confié à la fonction RH, le minimum attendu pour un logiciel de Rémunération est l’apport d’informations via la connexion au dossier salarié afin d’une part d’être certain de partir des toutes dernières données enregistrées et également d’éviter  toute tâche chronophage. Ne jamais avoir à recréer ce qui existe déjà est un des fondements d’une gestion des RH efficace.
Pour la justesse des décisions et l’équité qui on l’a vu plus haut sont déterminantes pour la confiance des uns et des autres dans le dispositif, l’intégration du logiciel au SIRH général ou tout du moins son interconnexion avec les logiciels utilisés pour les entretiens professionnels, les entretiens d’objectifs et les éventuels logiciels d’évaluation type feedback, est fondamentale.
Enfin, pour l’application et la concrétisation sans attente des décisions, l’interconnexion avec le logiciel de paie est attendue.

Implication et autonomie
Un logiciel ergonomique et simple d’utilisation, avec des fonctionnalités claires et efficaces, dont l’usage ne nécessitera pas de formation sera plus facilement adopté par les managers. Si objectivement l’outil leur fait gagner du temps et de l’efficacité, le succès de vos campagnes est en bonne voie.
La définition des périmètres et des rôles sur ces mêmes périmètres par un paramétrage qui doit être le plus simple possible (un fichier à importer par exemple) doit permettre aux managers d’être parfaitement autonomes dans un cadre parfaitement sécurisé et déterminé.

Meilleure relation/confiance entre les managers et les employés
Si le collaborateur perçoit que sa participation et son engagement sont réellement pris en compte et notifiés par des indicateurs clairs et transparents, que le processus est efficace et concrétisé, la confiance réciproque s’instaure naturellement.

 Gagner du temps et éviter les tâches administratives
Le principe même du logiciel dédié est d’automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être afin que les utilisateurs puissent dégager plus de temps pour la partie analytique de leur métier. Les process de mise en place des cartographies, de paramétrages des campagnes, de récupération des données salariés, de transmission des infos, etc. doivent être optimisés et automatisés.

Justesse des décisions
Afin d’appliquer une décision juste, un manager ne peut faire confiance à sa seule intuition et devra via les multiples interconnexions du logiciel avec les autres outils RH de l’entreprise (ou par exemple au fil de l’eau à partir d’une évaluation ciblée) disposer d’assez d’indicateurs concernant les activités et la carrière du collaborateur. Les logiciels d’entretiens et d’évaluation, le dossier salarié sont là pour les lui fournir au moment de la révision salariale. Idéalement ces données doivent être présentées de la manière la plus intelligible possible, par exemple sous forme de graphiques très rapides à interpréter.
Certains logiciels de pilotage des révisions salariales sont couplés à un outil de simulation salariale qui pourra instantanément positionner le salaire du collaborateur par rapports à ses pairs en interne ou à poste et secteur équivalent par rapport au “marché” global, à l’externe.

Simplification du pilotage des révisions salariales
Le pilotage d’une campagne par les services RH, depuis la planification jusqu’à la clôture sera facilité par des indicateurs liés aux volumes comme à l’avancement calendaire. Le logiciel permet également le paramétrage d’alertes et de mails automatiques. Avec un logiciel il devient très simple de repartir d’une campagne précédente et de ne la modifier qu’à la marge.
Des reportings paramétrables, faciles à exporter sous formes de graphiques complètent généralement l’offre.

Avantages d’un logiciel de rémunération

Sécurité et protection des données
Les éditeurs de logiciels de gestion des Ressources Humaines, particulièrement confrontés aux risques en matière de protection des données sont régulièrement soumis à des audits de sécurité commandités par eux-mêmes ou par certains de leurs clients. Dans le cas du SaaS mutualisé, chaque client va pouvoir bénéficier des meilleures évolutions éprouvées en matière de sécurité. Certaines des dispositions sont paramétrables, il revient donc au client de fixer le niveau de sécurité qui lui semble le plus compatible avec son usage. Il est clairement entendu que les données de chaque client sont stockées séparément de manière parfaitement cloisonnée.
Au moment de la contractualisation, un éditeur de logiciel respectueux des procédures fournit un document type SLA (service-level agreement ) ou « entente de niveau de service » documentant et garantissant la sécurité des dispositifs mais aussi encadrant les interventions pour dysfonctionnements, les évolutions et les mises-à-jour.

Automatisation des processus
Tous les process n’ayant pas de plus-value à être traités manuellement sont l’objet d’un traitement  automatique. Toutes les données nécessaires, déjà présentes par ailleurs dans le SIRH ont vocation à être utilisées pour éviter toute forme de double saisie. L’usage de mails automatiques avec des champs réservés pour la personnalisation est également un point permettant des économies de temps conséquentes.

Centralisation des données
Via un logiciel dédié à la gestion de la rémunération, la consolidation des données est instantanée, garantissant une vue exacte de la consommation des enveloppes et ce de manière pyramidale.

Individualisation des décisions
L’uniformisation de la répartition des primes est un reproche maintes fois formulé par les collaborateurs souhaitant une prise en compte plus personnalisée qui tienne compte plus finement de leur engagement. Avec un logiciel dédié et échangeant avec le reste du SIRH, tous les outils sont là, à portée de clic du manager qui peut proposer une prise en compte réellement documentée du cas de chaque collaborateur en allant au-delà du seul critère de résultat du groupe.

Paramétrage personnalisé : intégration de la politique interne de rémunération et de ses règles
Le domaine de la rémunération est assez ouvert et chaque entreprise institue des politiques et des règles différentes. Leur application peut varier parfois même d’un site à l’autre au sein de la même entité. Un logiciel performant tient compte de ces disparités, proposant un paramétrage assez souple pour permettre de couvrir la plupart des cas de figures dans sa version standard et éviter ainsi de couteuses évolutions.

Gestion d’une meilleure parité
Les outils objectifs de positionnement salarial qui peuvent être couplés au logiciel de rémunération ont aussi vocation à afficher d’éventuels écarts de salaires injustifiés et proposeront par projection de les réduire. Une fonctionnalité qui se révèle très utile dans le domaine du respect de la loi sur les discriminations de rémunération H/F.

 En résumé

Un logiciel de rémunération dédié permet de se situer au plus près des enveloppes allouées, de proposer des révisions salariales objectivement justifiées et de gagner en efficacité et en temps pour l’ensemble des processus. Ces constats faits, bien sûr le bénéfice le plus stratégique à attendre se situera bien évidemment au niveau de la productivité générale de l’entreprise, des indicateurs de bien-être, de satisfaction des salariés, du taux d’absentéisme, de la popularité de  l’entreprise et de sa marque-employeur. Autant d’informations à considérer sur la durée qui font que le choix d’un logiciel de rémunération engage vraiment sur l’avenir.